Registro Retributivo Obligatorio: Todo lo que Necesitas Saber en 2025
El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas españolas desde 2021. Descubre qué es, cómo elaborarlo según el RD 902/2020 y evita sanciones de hasta 187.515€.
2 de octubre de 2025
Si diriges una empresa en España, independientemente de su tamaño, el registro retributivo no es opcional. Desde abril de 2021, todas las compañías españolas están obligadas a elaborar y mantener actualizado este documento, sin excepciones por número de empleados.
La normativa es clara: el Real Decreto 902/2020 establece que cualquier empresa con trabajadores debe disponer de un registro retributivo que demuestre transparencia en sus políticas salariales. Sin embargo, la realidad es que muchas organizaciones aún no lo tienen correctamente implementado, desconocen cómo actualizarlo, o no son conscientes de las consecuencias de un incumplimiento.
En esta guía completa te explicamos exactamente qué es el registro retributivo, cómo elaborarlo paso a paso según la normativa vigente, y cómo evitar los errores más comunes que pueden costarte miles de euros en sanciones.
Qué es el registro retributivo y por qué existe
El registro retributivo es un documento que recoge los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de la plantilla de una empresa, desagregados por sexo. Su objetivo es garantizar la transparencia retributiva y facilitar la detección de posibles discriminaciones salariales por razón de género.
La idea detrás de esta obligación es sencilla: si las empresas deben mostrar públicamente cuánto cobran sus trabajadores y trabajadoras por categorías y puestos, será más difícil mantener brechas salariales injustificadas. El registro actúa como un termómetro de la igualdad retributiva dentro de cada organización.
Este concepto no surgió de la nada. España ha ido incorporando progresivamente medidas de igualdad laboral desde la Ley Orgánica 3/2007 para la Igualdad Efectiva de Mujeres y Hombres. El registro retributivo es una de las herramientas más recientes y concretas para asegurar que el principio de "igual salario por trabajo de igual valor" se cumpla de verdad.
Quién está obligado a tener registro retributivo
Aquí es donde muchas empresas se confunden: todas las empresas, sin importar su tamaño, deben elaborar el registro retributivo. No hay excepciones por ser autónomo con empleados, startup pequeña o gran corporación. Si tienes aunque sea un trabajador en nómina, debes tener tu registro retributivo.
La diferencia está en la complejidad del registro. Una empresa con cinco empleados tendrá un registro más sencillo que una multinacional con miles de trabajadores, pero ambas tienen la misma obligación legal. El Real Decreto 902/2020 no establece umbrales mínimos de plantilla para esta obligación.
Es importante destacar que esta obligación es independiente de la necesidad de elaborar un plan de igualdad. Mientras que el plan de igualdad solo es obligatorio para empresas con 50 o más trabajadores, el registro retributivo aplica a todas las organizaciones sin excepción.
Qué información debe contener el registro retributivo
El artículo 5 del Real Decreto 902/2020 es muy específico sobre el contenido mínimo del registro retributivo. No basta con hacer una tabla sencilla con los salarios; el registro debe incluir información estructurada y detallada que permita un análisis real de la igualdad retributiva.
El registro debe recoger los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y distribuidos según diferentes criterios de clasificación. Esto significa que no puedes simplemente indicar "la media salarial de la empresa es X euros". Necesitas desglosar los datos de múltiples formas para que sean verdaderamente útiles.
La información debe presentarse desagregada por clasificación profesional, nivel o categoría profesional, grupo profesional, puesto de trabajo, nivel retributivo, y antigüedad. Además, debes incluir tanto el salario base como todos los complementos: antigüedad, idiomas, nocturnidad, peligrosidad, disponibilidad, horas extraordinarias, y cualquier otro concepto que forme parte de la retribución.
También es necesario reflejar las percepciones extrasalariales, que son aquellas cantidades que recibe el trabajador pero que no tienen naturaleza salarial estricta. Por ejemplo, dietas, gastos de locomoción, o indemnizaciones por traslado. Aunque no son salario propiamente dicho, forman parte de la compensación total y pueden revelar desigualdades ocultas.
Las 11 tablas de análisis cuantitativo obligatorias
Lo que muchas empresas desconocen es que el registro retributivo no es un único documento genérico. El Real Decreto 902/2020 exige elaborar once tablas específicas de análisis cuantitativo, conocidas como TA.1 a TA.11. Cada tabla analiza la retribución desde un ángulo diferente, y todas son obligatorias.
La tabla TA.1 analiza las retribuciones medias según clasificación profesional. Aquí clasificas tu plantilla según los grupos profesionales que tengas definidos (por ejemplo: dirección, técnicos, administrativos, operarios) y calculas la media salarial de hombres y mujeres en cada grupo.
La tabla TA.2 hace lo mismo pero según nivel o categoría profesional. Esta distinción es importante porque dentro de un mismo grupo profesional puede haber diferentes niveles. Por ejemplo, dentro de "técnicos" puedes tener técnicos junior, senior y especialistas, cada uno con su propia categoría.
La tabla TA.3 desagrega por puesto de trabajo. Esto es crucial porque dos personas pueden estar en el mismo grupo profesional pero desempeñar puestos muy diferentes. Un analista financiero y un analista de recursos humanos pueden ser ambos "técnicos nivel 2", pero sus puestos tienen responsabilidades distintas.
Las tablas TA.4 y TA.5 analizan respectivamente nivel retributivo y antigüedad. El nivel retributivo refleja los diferentes tramos salariales que existen en la empresa, mientras que la antigüedad permite detectar si existe correlación entre años en la empresa y brecha salarial.
Las tablas TA.6 a TA.11 profundizan aún más, analizando cada componente retributivo por separado: salario base, complementos, percepciones extrasalariales, e incluso categorías más específicas como complementos de puesto, personales o por calidad o cantidad de trabajo. Esta granularidad permite identificar exactamente dónde se originan las brechas salariales.
Cómo calcular la brecha salarial correctamente
Uno de los aspectos más técnicos del registro retributivo es el cálculo de la brecha salarial. No se trata simplemente de restar el salario medio de mujeres del de hombres. El Real Decreto establece una fórmula específica que debe aplicarse de manera consistente en todas las tablas.
La brecha salarial se expresa como porcentaje y se calcula comparando las retribuciones medias de hombres y mujeres en cada categoría de análisis. Una brecha positiva indica que los hombres cobran más de media, mientras que una brecha negativa señala que las mujeres tienen retribuciones superiores.
El umbral crítico que establece la normativa es el 25%. Cuando en una categoría profesional la brecha salarial supera el 25% en cualquier sentido, la empresa debe justificar esa diferencia con razones objetivas. No justificar adecuadamente una brecha superior al 25% puede considerarse discriminación retributiva y conllevar sanciones.
Las razones objetivas que pueden justificar una brecha salarial incluyen diferencias en antigüedad, responsabilidades, formación especializada, disponibilidad horaria, o complementos ligados a productividad medible. Lo que no son razones válidas son factores subjetivos o estereotipos de género disfrazados de criterios empresariales.
Cuándo y cómo actualizar el registro retributivo
El registro retributivo no es un documento que se elabora una vez y se archiva. Debe actualizarse periódicamente, y la normativa establece dos momentos clave para ello.
Todas las empresas deben revisar y actualizar su registro retributivo al menos una vez al año. Este es un requisito mínimo que aplica independientemente del tamaño de la compañía. La fecha concreta de actualización la decide cada empresa, pero es recomendable hacerlo siempre en la misma época del año para facilitar comparativas temporales.
Además de la actualización anual obligatoria, existe una situación especial para empresas con 50 o más trabajadores. Estas organizaciones deben incluir el registro retributivo actualizado como parte integrante de su auditoría retributiva anual, que es un componente del plan de igualdad. En estos casos, la actualización suele coincidir con el proceso de auditoría del plan.
Es importante entender que "actualizar" no significa solo cambiar las cifras. Una verdadera actualización implica volver a recopilar datos de nómina, recalcular todas las tablas, analizar nuevamente las brechas, y revisar si las justificaciones del año anterior siguen siendo válidas.
Quién tiene derecho a consultar el registro retributivo
La transparencia es el alma del registro retributivo, pero eso no significa que sea un documento público sin restricciones. El Real Decreto 902/2020 establece quiénes pueden acceder a él y en qué condiciones.
Los representantes legales de los trabajadores tienen derecho completo de acceso al registro retributivo. Esto incluye tanto a los delegados de personal como a los comités de empresa. Pueden consultarlo en cualquier momento, sin necesidad de justificar su petición, y la empresa está obligada a facilitárselo.
En empresas sin representación legal de trabajadores, el acceso es diferente. Cualquier trabajador puede solicitar el registro retributivo completo de su empresa. La compañía debe entregarlo, pero puede hacerlo de forma que se preserve la confidencialidad de los datos personales, especialmente en empresas muy pequeñas donde los salarios individuales podrían identificarse fácilmente.
La Inspección de Trabajo también tiene acceso pleno al registro retributivo durante sus actuaciones inspectoras. De hecho, solicitar el registro suele ser uno de los primeros pasos en cualquier inspección relacionada con igualdad o discriminación. No tenerlo disponible o tenerlo mal elaborado es motivo de sanción inmediata.
Errores frecuentes que debes evitar
Después de asesorar a decenas de empresas en la elaboración de su registro retributivo, he identificado los errores más comunes que pueden convertir un documento obligatorio en un problema legal.
El primer error es confundir salario bruto anual con retribución anual. El registro debe incluir todo lo que el trabajador percibe como compensación, no solo el salario base que aparece en su contrato. Esto incluye pagas extras, variables, comisiones, bonus, y cualquier complemento regular.
Otro fallo típico es no desagregar suficientemente los datos. Algunas empresas elaboran tablas muy genéricas con solo dos o tres categorías profesionales, cuando en realidad deberían tener análisis mucho más granulares. Si tu empresa tiene diez puestos de trabajo diferentes, necesitas analizar los diez, no agruparlos arbitrariamente en tres categorías.
Muchas organizaciones tampoco calculan correctamente los valores medios. La media aritmética simple no siempre es apropiada cuando hay grandes dispersiones salariales o pocos empleados en una categoría. En grupos pequeños, una sola persona con salario atípico puede distorsionar completamente el análisis.
El error más grave que veo es intentar "maquillar" los datos para ocultar brechas salariales. Algunas empresas manipulan las categorías profesionales, excluyen trabajadores del análisis sin justificación, o reclasifican complementos para que no aparezcan en las tablas correctas. Esto no solo es inútil (la Inspección detecta estas manipulaciones fácilmente), sino que agrava la sanción por evidenciar intencionalidad.
Sanciones por no tener registro retributivo
Las consecuencias de no cumplir con la obligación del registro retributivo son severas, y las inspecciones laborales se han intensificado en los últimos años precisamente en esta materia.
Las sanciones se clasifican en tres categorías según la gravedad del incumplimiento. Las infracciones leves, que incluyen no facilitar el registro a los representantes de los trabajadores o tenerlo desactualizado, pueden conllevar multas de entre 626 y 6.250 euros.
Las infracciones graves abarcan situaciones como no tener registro retributivo existiendo obligación legal, tenerlo elaborado de forma sustancialmente incorrecta, o no justificar adecuadamente brechas superiores al 25%. Estas infracciones se sancionan con multas de entre 6.251 y 187.515 euros.
Las infracciones muy graves incluyen discriminación retributiva por razón de sexo demostrada o reiteración en incumplimientos graves. En estos casos, además de las multas económicas (que pueden llegar a 187.515 euros), la empresa puede sufrir consecuencias adicionales como la pérdida de beneficios fiscales, la exclusión de contratación pública, o la prohibición de recibir subvenciones.
Es importante entender que estas sanciones son por empresa y por infracción. Una compañía puede recibir múltiples sanciones simultáneas si acumula varios incumplimientos. Por ejemplo, no tener registro retributivo Y mantener discriminación salarial son dos infracciones distintas que se sancionan de forma independiente.
Cómo elaborar tu registro retributivo paso a paso
Si aún no tienes tu registro retributivo o necesitas actualizarlo, este es el proceso que debes seguir para hacerlo correctamente según la normativa.
Paso 1: Recopila todos los datos de nómina
Necesitas información completa de toda tu plantilla: salario base, complementos (antigüedad, idiomas, nocturnidad, peligrosidad, disponibilidad, etc.), pagas extras, bonus variables, comisiones, percepciones extrasalariales, y cualquier otro concepto retributivo. Esta información normalmente se obtiene de tu software de nóminas o asesoría laboral.
Asegúrate de recopilar datos de un periodo completo anualizado. Si alguien entró a mitad de año, debes anualizarlo. Si hubo cambios salariales durante el año, debes reflejar la media ponderada del periodo completo.
Paso 2: Clasifica tu plantilla
Organiza a tus trabajadores según los criterios del Real Decreto: clasificación profesional (grupos profesionales), nivel o categoría, puesto de trabajo concreto, nivel retributivo, y antigüedad. Cada empleado debe poder clasificarse en todos estos criterios simultáneamente.
Esta clasificación es crítica porque determinará cómo se estructuran tus tablas. Si tu clasificación es confusa o inconsistente, todo el análisis posterior será defectuoso.
Paso 3: Calcula los valores medios por sexo
Para cada combinación de criterios de clasificación, calcula la media de cada concepto retributivo separando hombres y mujeres. Por ejemplo, para el puesto "técnico comercial nivel 2", necesitas la media de salario base de hombres, la media de salario base de mujeres, la media de complementos de hombres, la media de complementos de mujeres, etc.
Estos cálculos deben hacerse para cada una de las 11 tablas obligatorias. Es un trabajo laborioso si se hace manualmente, razón por la cual muchas empresas optan por software especializado.
Paso 4: Calcula las brechas salariales
Una vez tengas las medias por sexo en cada categoría, aplica la fórmula de brecha salarial para identificar dónde existen diferencias significativas. Recuerda que el umbral de atención es el 25%.
Paso 5: Justifica las brechas superiores al 25%
Para cada categoría donde detectes una brecha igual o superior al 25%, prepara una justificación objetiva documentada. Esta justificación debe basarse en hechos medibles y demostrables, nunca en apreciaciones subjetivas.
Paso 6: Elabora el documento final
Compila todas las tablas, justificaciones y anexos en un documento coherente. El registro debe incluir una portada con los datos de la empresa, fecha de elaboración, y firma del responsable. También es recomendable incluir una introducción explicativa y un resumen ejecutivo de los principales hallazgos.
Paso 7: Ponlo a disposición de los representantes
Una vez elaborado, comunica formalmente a los representantes legales de los trabajadores que el registro retributivo está disponible para su consulta. Si no tienes representantes, asegúrate de tener un procedimiento claro para que cualquier trabajador pueda solicitarlo.
La relación entre registro retributivo y plan de igualdad
Muchas empresas confunden estos dos instrumentos o piensan que son lo mismo. Aunque están relacionados, son obligaciones diferentes con alcances distintos.
El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, mientras que el plan de igualdad solo lo es para las de 50 o más trabajadores. El registro se centra exclusivamente en retribuciones, mientras que el plan abarca ocho áreas diferentes de igualdad en la empresa (acceso al empleo, clasificación profesional, formación, promoción, condiciones de trabajo, ejercicio corresponsable, infrarrepresentación femenina, y retribución).
Sin embargo, están conectados. En empresas con plan de igualdad obligatorio, el registro retributivo forma parte del diagnóstico retributivo que alimenta el plan. Los datos del registro se utilizan para establecer objetivos y medidas en el área de retribución del plan de igualdad.
Además, las empresas con 50 o más trabajadores deben realizar una auditoría retributiva anual como parte de su plan de igualdad. Esta auditoría es, en esencia, una versión ampliada y analizada del registro retributivo. Incluye el registro completo más un análisis de las causas de las brechas y un plan de acción para corregirlas.
Herramientas para facilitar el proceso
Elaborar un registro retributivo manualmente con Excel es posible, pero extremadamente laborioso y propenso a errores. Una empresa de 100 trabajadores puede necesitar entre 20 y 40 horas de trabajo manual para completar todas las tablas correctamente.
Por eso han surgido plataformas tecnológicas especializadas que automatizan todo el proceso. Estas herramientas permiten importar datos de nómina, aplican automáticamente los criterios del Real Decreto 902/2020, generan las 11 tablas obligatorias, calculan las brechas, y producen el documento final listo para registro.
Las ventajas de usar software especializado van más allá del ahorro de tiempo. La automatización elimina errores de cálculo, asegura que se apliquen correctamente todas las fórmulas normativas, mantiene trazabilidad de los cambios, y facilita las actualizaciones anuales. Además, muchas plataformas incluyen funciones de análisis avanzado que permiten simular escenarios y planificar medidas correctivas.
Al elegir una herramienta, busca que esté específicamente diseñada para la normativa española (no sirven soluciones genéricas internacionales), que se actualice automáticamente ante cambios legislativos, que ofrezca soporte especializado, y que genere documentos directamente exportables en los formatos oficiales.
Próximos cambios normativos: la Directiva Europea de Transparencia Retributiva
La normativa sobre transparencia salarial va a endurecerse en los próximos años. La Unión Europea aprobó en 2023 la Directiva 2023/970 sobre transparencia retributiva, que España deberá trasponer a su legislación antes de junio de 2026.
Esta directiva introduce obligaciones adicionales que irán más allá del actual registro retributivo. Por ejemplo, las empresas de más de 100 trabajadores deberán publicar información sobre las brechas salariales, no solo tenerlas en un registro interno. También se exigirá informar a los candidatos sobre los rangos salariales en las ofertas de empleo.
Además, la directiva establece que cuando la brecha salarial supere el 5% (no el 25% actual en España) y no esté justificada, se activarán automáticamente procesos de evaluación y corrección. El umbral será progresivo según el tamaño de la empresa, pero claramente más exigente que el actual.
Otro cambio importante es que se invertirá la carga de la prueba en casos de discriminación retributiva. Actualmente, si un trabajador alega discriminación, debe demostrarlo. Con la nueva directiva, será la empresa quien deba demostrar que no existe discriminación si se detecta una brecha salarial injustificada.
Estos cambios significan que las empresas que hoy cumplen mínimamente con el registro retributivo actual necesitarán elevar sustancialmente sus estándares de transparencia y análisis retributivo en los próximos años. Adelantarse a estos requisitos es no solo una buena práctica, sino una inversión en evitar futuros problemas.
Conclusión: El registro retributivo como herramienta de mejora
Aunque el registro retributivo nace como una obligación legal, las empresas que lo abordan estratégicamente descubren que es también una herramienta valiosa de gestión.
Un registro bien elaborado te permite identificar ineficiencias en tu política retributiva, detectar desajustes que quizás ni conocías, fundamentar decisiones sobre aumentos salariales con datos objetivos, y demostrar ante tu plantilla un compromiso real con la equidad.
Cumplir con el registro retributivo no debería verse como una carga administrativa más, sino como una oportunidad para revisar y mejorar tus políticas de compensación. Las empresas que entienden esto convierten una obligación legal en una ventaja competitiva para atraer y retener talento.
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Última actualización: Octubre 2025 Normativa aplicable: RD 902/2020, LO 3/2007, Directiva UE 2023/970 Próximas actualizaciones: Trasposición Directiva UE 2023/970 (prevista junio 2026)